Tips Memilih Software Absensi untuk Tim yang Remote

Konsultasi › Katagori: Produktivitas & Kolaborasi Karyawan › Tips Memilih Software Absensi untuk Tim yang Remote

Techmind Consulting Staff asked 2 minggu ago

Tips Memilih Software Absensi untuk Tim yang Remote — (Ilustrasi kegiatan tim HR. Sumber foto Pexels oleh Kampus Production)

Dear Techmind,

Halo, saya Siti, HR Specialist di sebuah startup teknologi di Yogyakarta. Saat ini, kami memiliki tim yang sebagian besar bekerja secara remote. Dalam peran saya sebagai HR, saya bertanggung jawab untuk memastikan manajemen absensi karyawan berjalan dengan lancar, terutama karena kami sedang mencari cara yang lebih efisien untuk melacak kehadiran dan jam kerja tim kami.

Selama ini kami menggunakan absensi via google form, dan cara tersebut memiliki beberapa kekurangan bagi kami. Kami mencari solusi yang cost effective dan memberikan manfaat yang maksimal dan dapat diintegrasikan dengan sistem HR kami, dan mudah diakses oleh karyawan, terutama mereka yang bekerja secara remote.

Menurut Techmind, bagaimana cara terbaik untuk memilih aplikasi absensi yang memenuhi kriteria tersebut? Apakah ada rekomendasi tertentu yang bisa Anda berikan untuk software yang cocok bagi startup kami namun tetap menyediakan fitur yang komprehensif?

Halo Bu Siti,

Terima kasih telah berbagi tentang tantangan yang dihadapi oleh tim Anda. Dalam dunia kerja yang semakin dinamis, khususnya dengan tim remote, memilih aplikasi absensi yang tepat memang bisa menjadi tantangan, terutama ketika harus menyeimbangkan kebutuhan operasional. Namun, dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat menemukan solusi yang bukan hanya efisien tetapi juga mendukung pertumbuhan perusahaan, baik itu startup, UKM, atau perusahaan yang lebih besar.

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik tim Anda. Bagi tim yang bekerja dari berbagai lokasi, penting untuk memilih aplikasi absensi yang fleksibel dan mudah diakses. Selain itu, aplikasi tersebut harus mampu beradaptasi dengan kebijakan absensi dan kerja jarak jauh yang mungkin sudah diterapkan di perusahaan Anda.

Menurut Yohanes Pangaribuan, Odoo Specialist dari Appschef, ketika membandingkan berbagai opsi, fokuslah pada nilai jangka panjang daripada hanya memikirkan biaya awal. Aplikasi dengan harga sedikit lebih tinggi mungkin menawarkan fitur yang mampu mengotomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pelaporan kehadiran dan integrasi dengan sistem penggajian, yang pada akhirnya bisa menghemat waktu dan biaya operasional. Selain itu, pastikan untuk mempertimbangkan biaya tersembunyi seperti biaya tambahan per pengguna atau integrasi sistem, yang sering kali luput dari perhatian.

Versi demo adalah kesempatan penting untuk menilai apakah aplikasi tersebut benar-benar memenuhi kebutuhan Anda. Uji bagaimana aplikasi tersebut menangani situasi yang spesifik untuk tim Anda, seperti pelacakan absensi di berbagai lokasi atau kompatibilitas dengan infrastruktur teknologi yang ada. Melibatkan beberapa anggota tim dalam uji coba ini bisa memberikan perspektif yang lebih kaya dan membantu mengidentifikasi kekuatan serta kelemahan aplikasi tersebut.

Skalabilitas juga merupakan aspek penting. Anda perlu memastikan bahwa aplikasi absensi yang dipilih mampu tumbuh bersama tim Anda, apakah itu dalam menambah jumlah pengguna atau mengakomodasi ekspansi ke lokasi baru tanpa mengorbankan performa. Fleksibilitas ini penting agar aplikasi tetap relevan dan mampu mendukung kebutuhan bisnis yang semakin kompleks.

Dukungan pelanggan yang responsif juga harus menjadi pertimbangan utama. Dalam lingkungan yang serba cepat seperti startup atau UKM, dukungan teknis yang andal bisa menjadi kunci untuk mengatasi masalah dengan cepat dan menjaga kelancaran operasional.

Yohanes juga menekankan bahwa keamanan data merupakan prioritas yang tidak bisa diabaikan, terutama dalam mengelola informasi karyawan yang sensitif. Pastikan Anda memilih aplikasi yang menawarkan perlindungan data yang kuat, termasuk enkripsi dan perlindungan terhadap serangan siber, untuk memastikan data karyawan Anda aman dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Integrasi API dalam Aplikasi HR

Integrasi API dalam aplikasi HR kini menjadi salah satu aspek penting yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan, terutama yang telah menggunakan HRIS (Human Resource Information System). API memungkinkan sistem yang berbeda untuk saling terhubung dan bertukar data secara otomatis, meningkatkan efisiensi, serta mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data SDM.

Beberapa solusi aplikasi HR yang mendukung API dan dapat diintegrasikan dengan HRIS meliputi Pagii Human Resource, Kerjoo, dan Mekari Talenta HR. Ketiganya menawarkan fitur unggulan yang dapat membantu perusahaan menyederhanakan proses HR mereka. Ketiga nya punya poin keunggulannya seperti berikut:

Pagii Human Resource adalah aplikasi ideal untuk UMKM dalam mengelola absensi, perjalanan bisnis, perizinan, dan reimbursement dalam satu sistem terintegrasi. Sistem ini mendukung proses HR seperti absensi, penggajian, dan pelacakan cuti secara real-time. Dengan API, Pagii memastikan sinkronisasi data antar sistem, menjamin akurasi, dan mengurangi beban administrasi manual.
Kerjoo solusi yang sama seperti Pagii Human Resource, Kerjoo juga memiliki fitur yang kuat dalam manajemen SDM dan absensi, dengan perbedaan cara penggunaan sistem, memberikan fleksibilitas dengan menyediakan fitur pencatatan kehadiran dan monitoring kinerja karyawan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap perusahaan. Hal ini membuatnya menjadi pilihan bagi perusahaan yang mencari solusi yang adaptif.
Mekari Talenta HR menawarkan otomatisasi untuk penggajian, manajemen cuti, dan performa karyawan, yang dapat disesuaikan dengan skala bisnis. Dengan API yang tersedia, Talenta HR membantu mengintegrasikan data dari berbagai proses HR secara efisien.

Setiap solusi memiliki keunggulan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Dengan melakukan uji coba, Anda dapat menemukan aplikasi absensi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan operasional, tetapi juga mendukung pertumbuhan dan efisiensi perusahaan dalam jangka panjang. Jangan ragu untuk mencoba versi demo dan melibatkan tim dalam proses pemilihan untuk mendapatkan hasil terbaik.

Dengan solusi yang tepat, Anda memastikan manajemen SDM di perusahaan Anda berjalan lancar dan memungkinkan Anda untuk fokus pada pengembangan bisnis dan pencapaian tujuan strategis. Semoga informasi ini membantu dalam menentukan pilihan yang tepat untuk tim Anda. Jika ada hal lain yang perlu dibahas lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kembali ke Techmind Consulting.

Salam,

Techmind

Question Tags: Aplikasi absen, Backup Data, Data Restoran, HRIS, Inventori Restoran, Software absensi, Transaksi Penjualan

Berita

4 Startup yang Pernah Berjaya Tapi Sekarang Sudah Bangkrut

By Wira Tahirohan21 Juni 20231

Industri e-commerce di Indonesia terus mengalami dinamika yang menarik perhatian. Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa startup yang pernah berjaya harus menghadapi tantangan besar dan akhirnya mengalami kegagalan. Fenomena ini memberikan gambaran tentang persaingan sengit dan sulitnya mendapatkan pendanaan yang dihadapi oleh para pelaku bisnis di era digital ini. Simak contoh startup terkenal yang harus menutup operasionalnya dan menyelidiki faktor-faktor yang berperan dalam kegagalan mereka.

JD ID

JD.ID, perusahaan e-commerce hasil kerjasama antara JD.com dari China dan Provident Capital, beberapa waktu yang lalu memutuskan untuk menghentikan semua layanannya pada tanggal 31 Maret 2023 kemarin. Penyebab kebangkrutan ini dapat dilihat dari tantangan bisnis dan persaingan yang sangat ketat di industri e-commerce. JD.ID harus menghadapi persaingan sengit dengan platform-platform e-commerce lainnya, yang mungkin mengakibatkan penurunan bisnis yang signifikan dan membuat mereka tidak dapat bertahan.

Disisi lain, ini merupakan bagian dari strategi JD.com untuk memfokuskan upayanya pada pengembangan jaringan rantai pasok lintas-negara, dengan logistik dan pergudangan sebagai inti bisnisnya. Tidak hanya di Indonesia, ternyata JD.com, raksasa e-commerce tersebut, juga memutuskan untuk keluar dari Thailand serta menghentikan bisnis logistik mereka di wilayah Asia Tenggara.

Airy Rooms

Diantara kamu mungkin ada yang pernah menginap di Airy Rooms jika berpergian ke luar kota. Startup akomodasi Airy Rooms, yang sebelumnya sempat meraih kesuksesan, pada tahun 2020 akhirnya harus menghentikan operasionalnya akibat pandemi Covid 19. Perusahaan ini menghadapi penurunan penjualan yang signifikan dan menerima banyak permintaan pengembalian dana dari para pengguna. Situasi ini memaksa Airy Rooms untuk mengambil keputusan sulit dengan menutup operasionalnya, mengakibatkan penurunan bisnis yang drastis.

Berdiri sejak 2015, perusahaan ini bekerja sama dengan lebih dari 2000 properti dan mengelola sekitar 30000 kamar di berbagai kota di Indonesia. Airy Rooms menawarkan tiga jenis kamar yang tersedia, yaitu Airy Premier, Airy Standard, dan Airy Eco.

Sorabel

Sorabel juga mengalami nasib serupa dengan beberapa startup Indonesia lainnya. Pada tanggal 30 Juli 2020, Sorabel terpaksa menghentikan semua kegiatan operasionalnya. Penyebab utama dari keputusan ini adalah kehabisan dana di tengah pandemi yang sedang melanda. Situasi yang sulit ini menyebabkan Sorabel tidak dapat bertahan dalam persaingan yang semakin ketat di industri e-commerce fashion.

Sebelumnya, Sorabel dikenal dengan nama Sale Stock. Tujuan di balik perubahan ini adalah untuk mengubah citra dari produk murah menjadi merek yang lebih eksklusif dan dinikmati oleh masyarakat Indonesia.

Qlapa

Qlapa sebelumnya mendapatkan penghargaan sebagai Aplikasi Unik Terbaik dari Google Play Awards dan diakui sebagai salah satu startup dengan pertumbuhan yang paling menjanjikan oleh majalah Forbes Asia. Tapi, persaingan dengan marketplace Unicorn seperti Tokopedia dan Bukalapak menjadi terlalu berat bagi Qlapa. Dalam konteks persaingan startup yang ketat di Indonesia saat ini, Qlapa tidak mampu mengikuti langkah pesaing-pesaingnya yang lebih besar dan mapan.

Meskipun startup ini berhasil memulai operasionalnya pada tanggal 1 November 2015 dan dianggap sukses dalam menjembatani penjualan ribuan produk kerajinan tangan unik dari UMKM lokal, Qlapa akhirnya harus mengakhiri perjalanannya.

Kegagalan Startup ini bisa menjadi pembelajaran bagi industri e-commerce di Indonesia, terutama para pengusaha dan pelaku bisnis diharapkan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman ini agar dapat terus berinovasi serta beradaptasi dengan segala dinamika perubahan yang terjadi.

Dapatkan Newsletter

Berita Terbaru