Techmind Consulting Staff asked 1 hari ago
Halo Tim Techmind,
Perkenalkan, saya Rizky, Product Owner di sebuah perusahaan yang sedang melakukan pengembangan perangkat lunak enterprise. Saat ini kami menghadapi tantangan dalam mengelola ekspektasi antara tim pengembang dan stakeolder bisnis. Seringkali ada gap antara apa yang diharapkan perusahaan dengan kapasitas dan timeline yang bisa dipenuhi oleh tim IT.
Masalah utama yang kami alami adalah bagaimana menyelaraskan komunikasi dan ekspektasi ini agar deliverable sesuai dengan kebutuhan bisnis tanpa membuat tim pengembang merasa terbebani dengan perubahan scope yang terus-menerus, atau ekspektasi yang tidak realistis. Kami ingin memahami praktik terbaik dalam manage expectation agar proyek pengembangan perangkat lunak berjalan lancar, dengan komunikasi yang efektif antar tim bisnis dan IT.
Bisa dibantu insight atau framework apa yang Techmind sarankan untuk memastikan keselarasan ekspektasi ini? Terima kasih banyak atas waktunya.
Salam,
Rizky
Halo Rizky,
Terima kasih untuk pertanyaan Anda yang sangat menarik. Mengelola ekspektasi dalam pengembangan perangkat lunak enterprise adalah aspek penting yang tidak hanya mempengaruhi hasil proyek, tetapi juga hubungan antara tim pengembang dan stakeholder bisnis. Mengingat kompleksitas yang ada, berikut adalah beberapa pendekatan dan praktik terbaik yang dapat membantu Anda dalam menyelaraskan ekspektasi.
Pemetaan dan Analisis Stakeholder
Langkah awal yang dapat diambil adalah melakukan pemetaan terhadap semua pihak yang terlibat dalam proyek. Identifikasi siapa saja yang menjadi stakeholder, mulai dari pemilik proyek, pengguna akhir, hingga tim pengembangan itu sendiri. Pahami kepentingan dan pengaruh masing-masing stakeholder, serta harapan mereka terhadap proyek. Dengan pemetaan ini, komunikasi dapat dilakukan dengan lebih fokus dan terbuka, yang pada gilirannya akan mengurangi risiko miskomunikasi di antara tim. Hal ini juga membantu memahami kebutuhan dan harapan konten yang berbeda dari masing-masing stakeholder.
Menurut Resha Prakarsya, VP of Project Consultant di WGS, perusahaan konsultasi enterprise software & AI engineering, salah satu tantangan utama dalam pengembangan perangkat lunak berbasis agile terletak pada relasi antara product owner dan stakeholder. “Product owner harus bisa menerjemahkan kebutuhan stakeholder dan customer ke dalam ruang lingkup kerja yang jelas,” ujarnya. Dari situlah roadmap disusun, lalu dipecah menjadi backlog dan timeline.
(Cari solusi teknologi untuk bisnis Anda? Matchmaking gratis dari Techmind dapat membantu Anda terhubung dengan konsultan teknologi terpercaya. Hubungi kami di admin@techmind.id.)
Komunikasi yang Efektif & Alat Manajemen Proyek
Komunikasi merupakan kunci utama dalam proses manajemen ekspektasi. Pastikan ada saluran komunikasi yang terbuka dan rutin di antara tim pengembang dan stakeholder. Pertemuan rutin, seperti daily stand-up, atau sesi retrospektif, dapat memberi peluang kepada semua pihak untuk berbagi perkembangan terkini dan menyelesaikan masalah secara langsung.
Resha menekankan pentingnya keterlibatan stakeholder dalam proses agile. “Kalau tidak bisa hadir di daily scrum, setidaknya ikut sprint review atau planning,” katanya. Keterlibatan ini membuat progres lebih transparan dan ekspektasi bisa disesuaikan secara real-time.
Sekalipun sudah ada komunikasi yang baik, konflik tetap dapat muncul. Dalam hal ini, menciptakan lingkungan yang aman dan terbuka sangatlah penting. Ajak semua pihak untuk berdiskusi mengenai prioritas masing-masing, berbagi pandangan, dan mencari solusi bersama. Hal ini tidak hanya akan mengurangi ketegangan, tetapi juga membangun kepercayaan antara tim pengembang dan stakeholder. Keterlibatan semua pihak dalam diskusi yang konstruktif sangat penting untuk memastikan ekspektasi yang realistis.
Penggunaan alat manajemen proyek seperti Slack, Trello, Jira, dan aplikasi serupa lainnya memungkinkan pertukaran informasi yang lebih transparan dan terorganisir, sehingga dapat membantu memantau beban kerja dengan lebih baik. Alat-alat ini tidak hanya membantu dalam mengelola proyek secara keseluruhan tetapi juga memudahkan tim dalam melacak kemajuan masing-masing tugas serta menjadwalkan pekerjaan.
Manajemen Perubahan dan Ruang Lingkup Proyek
Salah satu tantangan besar dalam pengembangan perangkat lunak adalah mengelola perubahan yang terjadi. Untuk mencegah ruang lingkup proyek meluas (scope creep), penting untuk memiliki dokumentasi ruang lingkup yang jelas sejak awal. Prosedur pengelolaan perubahan harus ditetapkan dengan ketat, di mana setiap permintaan perubahan harus dinilai dampaknya dan disetujui oleh semua pihak terkait. Pendekatan Agile dapat diterapkan untuk menanggapi perubahan dengan lebih fleksibel, tetapi tetap memerlukan kontrol agar proyek tidak keluar dari jalur.
Saat timeline dirasa tidak realistis, karena keterbatasan resource atau scope terlalu besar diskusi bersama dibutuhkan untuk menyepakati prioritas. Resha menyarankan agar tim fokus pada MVP (Minimum Viable Product) terlebih dahulu. Ia juga mengingatkan bahwa developer sering kali terlalu optimistis. “Timeline harus mempertimbangkan testing, bug fixing, dan deployment, bukan hanya coding,” jelasnya. Dalam menjaga ekspektasi klien, prinsip yang ia pegang adalah: “Always under-promise and over-deliver. Always give a little more than you promise.”
(Cari solusi teknologi untuk bisnis Anda? Matchmaking gratis dari Techmind dapat membantu Anda terhubung dengan konsultan teknologi terpercaya. Hubungi kami di admin@techmind.id.)
Menetapkan tujuan yang jelas dan terukur sangat penting dalam menyelaraskan ekspektasi. Tujuan yang terdefinisi dengan baik akan berfungsi sebagai panduan sepanjang proses pengembangan. Pastikan bahwa semua stakeholder memahami dan menyetujui tujuan ini agar tidak ada kebingungan di kemudian hari. Metode SMART (Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) bisa menjadi pedoman yang baik dalam menentukan tujuan proyek.
Langkah pertama dalam metode ini adalah memastikan tujuan bersifat spesifik, artinya terdefinisi secara jelas dan tidak menimbulkan ambiguitas di antara tim atau pemangku kepentingan. Tujuan seperti “meningkatkan performa aplikasi” terlalu umum; akan lebih tepat jika diubah menjadi “mengurangi waktu loading halaman utama dari 5 detik menjadi maksimal 2 detik”. Setelah itu, tujuan juga harus terukur. Ini berarti perlu ada indikator kuantitatif atau kualitatif yang bisa digunakan untuk menilai keberhasilan. Misalnya, meningkatkan skor kepuasan pengguna dari 3,8 menjadi 4,5 dalam survei bulanan akan jauh lebih konkret dibanding sekadar mengatakan “meningkatkan user experience”.
Namun demikian, sebuah tujuan juga harus dapat dicapai (achievable). Menetapkan target terlalu ambisius seperti “meluncurkan 15 fitur dalam sebulan” bisa berisiko membebani tim, terutama jika tidak sesuai dengan kapasitas kerja yang tersedia. Oleh karena itu, penting untuk melakukan evaluasi sumber daya dan beban kerja sebelum menetapkan target. Selanjutnya, aspek relevansi (relevant) juga tak kalah krusial. Tujuan proyek harus sejalan dengan kebutuhan atau strategi bisnis yang lebih luas. Misalnya, jika fokus perusahaan saat ini adalah retensi pengguna baru, maka upaya optimalisasi sistem login lebih tepat dibanding melakukan refactoring kode backend secara menyeluruh.
Terakhir, setiap tujuan perlu dibatasi oleh waktu (time-bound). Tanpa tenggat yang jelas, sebuah target bisa kehilangan urgensinya dan sulit untuk dimonitor progresnya. Menyatakan bahwa suatu modul akan diuji sebelum tanggal tertentu jauh lebih efektif dibanding menyebutkan “akan segera selesai”.
Untuk menerapkan metode SMART secara optimal, perusahaan perlu menyiapkan pemetaan kebutuhan bisnis, data baseline, alat ukur yang memadai, serta jadwal yang realistis. Di samping itu, keterlibatan aktif dari semua pihak, termasuk tim pengembang dan stakeholder bisnis, sangat penting agar setiap tujuan yang ditetapkan tidak hanya SMART di atas kertas, tetapi juga benar-benar tercapai dalam praktik.
Fleksibilitas dalam Penyesuaian Ekspektasi
Terakhir, kemampuan untuk fleksibel dalam menyesuaikan ekspektasi sangatlah penting. Kapan pun diperlukan, diskusikan penyesuaian ekspektasi dengan stakeholder berdasarkan perkembangan situasi dan hasil yang diperoleh. Ini akan membantu menjaga keseimbangan antara harapan yang realistis dan tujuan proyek tanpa membebani tim pengembang.
Dengan menerapkan praktik-praktik ini, Anda dapat meningkatkan keselarasan antara ekspektasi perusahaan dan tim pengembang. Dengan memastikan semua pihak berada pada pemahaman yang sama, proses pengembangan perangkat lunak akan berjalan lebih lancar dan terkoordinasi.
Semoga panduan ini dapat bermanfaat dan membantu Anda mengatasi tantangan yang dihadapi! Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memerlukan lebih banyak informasi atau saran lebih lanjut.
Salam,
Tim Techmind Consulting